Tipps zur E-Mail-Bewerbung

Ich habe 27 Bewerbungen geschrieben, aber nur 4 davon waren E-Mail-Bewerbungen. 2 der E-Mail-Bewerbungen wurden nicht mal beantwortet, obwohl diese Art der Bewerbung in der Stellenanzeige eindeutig zur Option gestellt wurde. Tja, und das Ganze bezog sich auf eine Ausbildung zum Fachinformatiker – Anwendungsentwicklung, also einer Branche, von der man den Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln als gegeben annimmt. Die E-Mail-Bewerbung scheint sich also noch nicht ganz rumgesprochen zu haben, obwohl es einige Vorteile bietet:

• Es ist schnell und zeitnah,

• Es ist günstig,

• und man muss keine Bedenken wegen Eselsohren, Flecken etc. haben.

Es gibt aber auch Positives zum Medium E-Mail zu vermelden: Die Kommunikation bzgl. der Vorstellungsgespräche etc. klappt bei fast allen Firmen schnell und problemlos.

Das ist also der Status Quo. Daher würde ich auch abraten, auf eigene Initiative eine E-Mail-Bewerbung zu verschicken. Wenn man sich dennoch per E-Mail bewirbt, sollte man sich allerdings auch nicht zu Schuldrigkeiten verleiten lassen, denn die Anforderungen an eine E-Mail-Bewerbung sind genauso hoch wie die an eine Bewerbungsmappe. Leider gibt es für die E-Mail-Bewerbung noch keine gescheiten Richtlinien, deshalb hat man viele Freiheiten und kann aber auch viel falsch machen. Ich habe bei meiner Suche zu diesem Thema nur vage Ratschläge gelesen, teilweise widersprechen sich die Ratgeber auch in einigen Punkten. Da ich die Möglichkeit hatte mich mit einem Arbeitgeber, bei dem ich mich beworben hatte, darüber zu unterhalten, möchte ich nun meine ganz eigenen Erfahrungen los werden:

• E-Mail-Bewerbung nur wenn erwünscht
  Man sollte sich nur per E-Mail bewerben, wenn es in der Anzeige ausdrücklich angeboten wird oder in Rücksprache mit der Firma ausgemacht wurde.

• Dateiformat: PDF
  PDF ist das Dateiformat der Stunde, denn es hat sich bei fast allen Firmen etabliert. Häufig wird auch Microsoft-DOC verwendet, wovon aber nur abzuraten ist, da viele Personalleiter DOC-Dateien aus Sicherheitsgründen nicht öffnen können oder wollen. Außerdem können Inkompatibilitäten zwischen den MS-Office-Versionen auftreten, wodurch die Darstellung der Anhänge beim Bewerber und der Firma abweichen können. Ein ganz großes Problem bekommt man aber, wenn eine Firma nicht einmal MS Office benutzt. Um PDF-Dateien zu erzeugen gibt es eine Vielzahl von Tools zur Konvertierung, OpenOffice.org bietet sogar von Haus aus den PDF-Export der Dokumente an.

• Betreff
  Der Betreff sollte im Grunde genommen genauso gewählt werden wie bei der Bewerbungsmappe. Bedeutet: Worum bewerbe ich mich und wo bin ich auf die Stelle aufmerksam geworden?

• Plain Text statt HTML-Mails
  HTML-Mails bieten die Möglichkeit, die E-Mail-Bewerbung optisch aufzuwerten. Leider unterstützen nicht alle E-Mail-Programme HTML-Mails oder HTML-Mails wurden deaktiviert. Zudem steigern HTML-Mails die Größe empfindlich. Deshalb sollte man nichts anderes als reine Text-Mails verwenden.

• Was kommt in die E-Mail?
  In die E-Mail selbst kommt das Anschreiben. Darüber hinaus wird das Anschreiben aber auch nochmal als PDF angehängt. Wenig sinnvoll ist es, in die E-Mail nur „Siehe Anlagen“ o.ä. zu schreiben. Bei der E-Mail ist zudem genauso auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu achten, wie bei der Bewerbungsmappe.

• Was kommt in den Anhang?
  In den Anhang kommt alles, was auch bei der Bewerbungsmappe in den Anhang kommt. Das bedeutet also Lebenslauf (inkl. Lichtbild) und Zeugnis(se). Das Bewerbungsbild sollte nicht seperat angehängt werden, sondern direkt auf den Lebenslauf. Außerdem sollte auch das Anschreiben nochmal als PDF angehängt werden.

• Sinnvolle Dateinamen
  lebenslauf.pdf und anschreiben.pdf sind wenig sinnvoll. In einer Firma trifft eine ganz Flut von Bewerbungen ein, sodass solche unglücklich gewählten Dateinamen entweder schnell untergehen oder aber dem Personalleiter zusätzliche Mehrarbeit für die Umbenennung aufbürden. Daher sollte man seinen Vor- und Zunamen vor den Dateien anhängen, so ergibt sich beispielsweise dirk_niemeier_lebenslauf.pdf und dirk_niemeier_anschreiben.pdf.

• Maximale Größe der E-Mail
  Die maximale Größe der E-Mail sollte 1 MB sein. Einige kostenlose E-Mail-Provider verweigern den Versand/Empfang von größeren E-Mails von vornherein.

• Seriöse E-Mail-Adresse verwenden
  Für die E-Mail-Bewerbung sollte man sich eine seriöse Adresse zulegen. Am besten ist es, wenn sie den Vor- und Nachnamen beinhaltet. Als Student kann man auch seine Uni- oder FH-Adresse verwenden. Peinliche Pseudonyme kommen bei Personalleitern weniger gut an. Anrüchige E-Mail-Adressen könnten außerdem vom Spamfilter aussortiert werden.

• Keine Werbung
  Viele kostenlose E-Mail-Provider fügen an das Ende einer Mail einen Werbetext an. Ideal wäre es, eine werbefreie E-Mail-Adresse zu verwenden.

• Maximale Satzlänge
  Als Konsens hat sich die Satzlänge von maximal 72 Zeichen etabliert. Manche Firmen verwenden keine Begrenzung, das ist kein Problem. Problematisch wird es nur, wenn weniger als 72 Zeichen eingestellt wurden, weil sich dann wegen der Zeilenumbrüche ein Fransenteppich bildet. Daher sollte man etwas weniger als 72 Zeichen in seinem E-Mail-Programm einstellen. Um den ausgefransten rechten Rand etwas einzuschränken, sollte man zudem von der Silbentrennung Gebrauch machen.

• Unterschrift
  Die Unterschrift sollte man einscannen und als Bild in das Anschreiben und den Lebenslauf einfügen. Eine getippte Unterschrift wird nur im eigentlichen E-Mail-Text verwendet.

• Signatur
  Fast alle E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit an, eine Signatur ans Ende der E-Mail anzuhängen. Auch Firmen machen davon Gebrauch und fügen ihre Kontaktdaten an. Der Bewerber sollte diese Möglichkeit ebenfalls in Betracht ziehen und seine Adresse samt Handynummer und evtl. Website anzugeben.

• Spamfilter aus
  Während der Bewerbungsphase ist es sinnvoll, den Spamfilter auszustellen. Sollte das unzumutbar sein, kann man den Spamfilter auch einfach etwas weniger restriktiv einstellen oder die E-Mail-Adressen der beworbenen Firmen in die White-List einfügen.

• Immer nur einen Empfänger angeben
  Das Medium E-Mail bietet die Möglichkeit an, Kopien an weitere Empfänger zu verschicken („cc:“ und „bcc:“). Hiervon sollte man aber Abstand nehmen, denn es besteht die Gefahr, dass der Personalleiter darauf aufmerksam wird und die Bewerbung als Massenmail enttarnt. Außerdem steigt die Möglichkeit von sehr strengen Spamfiltern aussortiert zu werden.

• E-Mail zum Test erstmal an sich selbst schicken
  Bevor man die E-Mail auch wirklich losschickt, sollte man sie testweise mal an sich selbst schicken. So kann man am besten überprüfen, ob auch der eigene Name neben der Adresse erscheint, wie groß die Mail tatsächlich ist und ob irgendwelche Werbetexte stören.